Facilitação de Cerimônias de Retrospectiva Presenciais e Online

Sabia que existe sequência de passos que é considerada uma boa prática para iniciar reuniões? Michael Wilkinson, fala sobre isso no livro The Secrets of Facilitation. Em casos de cerimônia de melhoria contínua, isso não foge muito. Vamos conversar um pouco sobre isso!

Experimente ouvir este conteúdo com dicas de facilitações!

COMO INICIAR REUNIÕES

Para começar qualquer reunião é preciso lembrar às pessoas o porquê esse encontro foi marcado, engajá-las a participarem e deixar claro o que é esperado delas. Fazemos isso com um discurso de abertura usando 4 passos importantes.

  1. Informar: deixe claro o objetivo da reunião.
  2. Empoderar: torne explícito o que é esperado das pessoas convidadas.
  3. Motivar: dê visibilidade das dores em comum, gerando empatia com o propósito do encontro.
  4. Envolver: deixe claro o primeiro passo para atingir o resultado esperado.

Para uma reunião de melhoria contínua é importante, frequentemente, lembrar as pessoas envolvidas o propósito da existência desse encontro. Um texto explicativo utilizando os passos acima pode ajudar.

Exemplo:

“Estamos reunidos para discutir como podemos ser mais efetivos como time. Todos aqui possuem liberdade para trazer os pontos que acreditam ser importantes para sermos melhores. Lembrando que consideramos que todos fizeram seu melhor dado o que sabiam e os recursos que tinham disponíveis. Acredito que sabendo disso podemos criar um espaço cada vez melhor neste time. Para começar vamos fazer uma atividade que nos ajude a estar no momento presente.”

Exemplo com a separação: 

(Informar) “Estamos reunidos para discutir como podemos ser mais efetivos como time. 

(Empoderar) Todos aqui possuem liberdade para trazer os pontos que acreditam ser importantes para sermos melhores.

(Motivar) Lembrando que consideramos que todos fizeram seu melhor dado o que sabiam e os recursos que tinham disponíveis.

(Envolver) Acredito que sabendo disso podemos criar um espaço cada vez melhor neste time. Para começar vamos fazer uma atividade que nos ajude a estar no momento presente.”

FORMATO DAS CERIMÔNIAS RETROSPECTIVA

Para a cerimônia de retrospectiva, dependendo do tempo disponível, podemos decidir em seguir formatos diferentes. Se o tempo for menor do que 30 minutos, podemos ir direto para o que chamamos de atividade principal (a dinâmica em si), caso contrário existe uma sequência sugerida, mas que pode ser reconfigurada de acordo com as suas necessidades.

Sequência para cerimônias de retrospectivas:

  1. Check in ou Energizer: uma forma de desconectar as pessoas do mundo externo e colocá-las no momento presente.
  2. Diretiva primária ou acordos de convivência: hora de criar um ambiente seguro para que as pessoas tragam para o time tudo que acreditam ser importante dado o contexto.
  3. Atividade Principal: aqui pode trazer a dinâmica para coletar informações, podendo ser uma Retrospectiva, Team Building ou Futuro retrospectiva. Uma boa forma de decidir qual dessas é a melhor para o momento do time, é usando o Retrô Poker.
  4. Encerramento: plano de ações (máximo 3 itens); appreciation token (apreciação ou reconhecimento por comportamentos); sentimentos; dentre outros.

O MUNDO ONLINE (Remoto)

Com a necessidade de fazer as atividades de forma online, as suas equipes provavelmente estarão voltando para a fase de Forming, momento de formação dos grupos de trabalho, onde as relações sociais estão se formando e as pessoas não sabem ao certo como se comportar no ambiente (mais em Tuckman).

O que está levando os times a voltarem para o forming? As relações sociais mudam com o trabalho online (Home Office), tanto com a empresa como na casa das pessoas, muitas rotinas quebradas e alteradas. Isso quer dizer que as cerimônias de retrospectiva se reforçam como ponto de alavancagem para seus times, novos acordos devem ser criados, aprendizados compartilhados, pareamento, ferramentas serão estudadas e assim por diante.

Confira o post sobre atividades para usar como Energizers!

Falando de ferramentas, veja o post da galera da Knowledge21: Ferramentas para trabalho Remoto.

Outras ferramentas:

Autor(es)

Samuel Cavalcante

Agile Expert e Trainer na Knowledge21, Samuel é Engenheiro de Computação e Especialista em Engenharia de Sistemas. Descobriu ser apaixonado por trabalhar com pessoas, comunidades e cultural organizacional. Atuou em várias áreas destacando-se como professor universitário, analista em ...

Comentários

3 Comentários

  1. Simone 02/04/2020 em 15:28- Responder

    Show =)
    Um outro item que curto (quando a net ajuda) é ligar a cam, assim conseguimos vê a reação das pessoas e isso pra quem tá facilitando ajuda demais.

    • Samuel Cavalcante
      Samuel Cavalcante 02/04/2020 em 17:29- Responder

      Verdade Simone, o acordo câmera ligada o tempo todo é muito importante.
      Ministrei um treinamento nessa semana e o nosso combinado foi, câmera ligada, só desliga se for se ausentar. Foi bem legal, pois dava para ficar acompanhando o rosto e reação das pessoas como se fosse em uma sala de aula presencial.

  2. […] irem para o home-office, que como consequência as equipes voltaram para o estado de Forming (texto publicado anteriormente). Nós, na Knowledge21, resolvemos testar algumas atividades para gerar energia e/ou construção de […]

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