Queremos autonomia! Faça Delegação através do Delegation Board

Conversas comuns em muitas empresas sobre delegação:

Gestor: Eu queria que o meu time tivesse mais iniciativa.

Time: Eu queria que o gestor nos desse mais autonomia.

Se ambos têm desejos semelhantes, por que nada acontece? Na prática, ficam mais dúvidas que certezas. Quem contrata é o Product Owner, Scrum Master ou Time de Desenvolvimento? Quem demite? Quais treinamentos o time fará? Podemos trocar nossas ferramentas? O Scrum, por ser um framework, não prescreve essas atribuições. Elas variam de acordo com a organização e cultura de cada empresa.

Tradicionalmente, essas responsabilidades residem na figura do gestor que não é um papel tratado pelo Scrum. Todavia, quando procuramos ter um time de alta performance, queremos que ele seja verdadeiramente auto-organizado e autogerenciado. Consequentemente, autônomo.

Aí mora a dúvida: o quanto um gestor pode delegar suas atribuições para o time? Tendemos a achar que a delegação de responsabilidade é algo do tipo: tudo ou nada.

Delegation Poker

Jurgen Appelo, criador do Management 3.o, teve uma percepção interessante de que a delegação não é binária. Há, na verdade, sete níveis de delegação que vão desde o nível 1 (Gestor decide) até 7 (Autonomia total). Além disso, ele também percebeu que a delegação não precisa ser algo que afete a estrutura organizacional inteira. Podemos tratar processo a processo se assim preferirmos. Percebeu também que a delegação pode acontecer em vários tipos de relações.

Cartas do Delegation Poker As cartas contém dois personagens. Uma mulher com o boné de Manager (gestora) e um homem representando o time. O deque está dividido em duas partes, começando com a primeira carta no canto superior esquerdo e representando o nível de delegação 1 que contém apenas a figura da gestora, o rótulo: Dizer e a explicação que é um balão de diálogo sempre na perspectiva da gestora diz: Eu direi a elas. A seguir, no nível 2 de delegação aparece A figura da gestora um pouco reduzida e a figura do representante do time bem menor. O rótulo: Vender e a explicação: Eu tentarei vender a elas. No Nível 3 a figura da gestora está um pouco menor e a figura do representante um pouco maior, mas ainda menor do que o da gestora. O rótulo é Consultar e a explicação é: eu consultarei e então decidirei. O Nível 4 a figura da gestora e do representante tem exatamente o mesmo tamanho. O rótulo é Concordar e a explicação é: Nós concordaremos juntos. Agora, na linha abaixo tem o Nível 5. Aqui a figura da gestora é menor do que a do representante do time. O Rótulo é Aconselhar e a explicação é: Eu aconselharei, mas eles decidem. O Nível 6 a figura da gestora está bem menor e a do representante bem maior. O rótulo é Perguntar e a explicação é: Eu perguntarei após eles decidirem. O último nível, 7, não aparece mais a figura da gestora. O rótulo é Delegar e a explicação, ainda sobre a ótica da gestora, é: Eu delegarei completamente. A última carta é uma apresentação do deck. Nela está escrito: Delegation Poker - Management 3.0.

Cartas do Delegation Poker do Management 3.0

Então, com base nisso, ele criou a ferramenta de Management 3.0 chamada Delegation Poker. Eu gosto de usá-la em conjunto com o Delegation Board e uso para dois momentos distintos. Como estamos hoje (as is) e como queremos ser (to be). Funciona assim.

Preparando a Dinâmica

Primeiro definimos qual relação de delegação queremos tratar.

  • Gerente – Time
  • Diretoria – Gerente
  • Time A – Time B
  • Área X – Área Y
  • etc.

Para nosso exemplo, digamos que a relação será o que o Gerente delegará para o Time.

Em seguida, temos que definir quais itens de delegação nós iremos tratar. Eles serão as linhas do nosso quadro. As colunas são os sete níveis de delegação.

Uma tabela no eixo X no cabeçalho da tabela estão as cartas do Delegation Poker começando no nível 1 até o Nível 7. No eixo Y os títulos são os processos que estão sendo tratados: Contratação, Demissão, Promoção, Escolha de Ferramentas e Treinamentos.

Itens que iremos tratar neste exemplo: Contratação, Demissão, Promoção, Escolha de Ferramentas e Treinamentos.

Serão duas rodadas. A primeira definirá o como estamos e a segunda, como queremos ser.

É fundamental que todas as partes envolvidas estejam na dinâmica. Caso contrário, não haverá engajamento da parte ausente.

Como estamos

Distribua post-its para os membros do time e para o gestor. Aqui há uma decisão importante que deve ser tomada por todos aqueles que estão na dinâmica: manter ou não manter a rastreabilidade das partes envolvidas. Se decidirem por mantê-la, a principal vantagem será: clareza, todos saberão o que cada parte pensa. Já a desvantagem: pode inibir as pessoas.

Caso decidam manter a rastreabilidade, utilize post-its diferentes para as partes.

Para cada processo, peça para as pessoas decidirem o nível de delegação que elas acreditam que têm sobre ele. Elas escreverão no post-it o número entre 1 e 7. Quando todos tiverem escolhido, peça para colocar no quadro.

O mesmo delegation board apresentado anteriormente. Agora ele está com a linha de contratação preenchida. 2 post-its no Nível 2 (vender), sendo que 1 deles é o post-it do gestor, e 5 post-its no Nível 3 (consultar)..

Início do Preenchimento do Delegation Board.

Caso haja divergências, peça para as pessoas explicarem o porquê, principalmente aquelas que estiverem nos extremos. Tome nota do que elas estão falando. Repita a dinâmica até que haja um consenso.

Uma vez que você tem o nível de delegação do processo, passe para o próximo e repita a dinâmica até o último item da tabela.

Anote e fotografe os níveis de delegação escolhidos.

Delegation board preenchido em como estamos.O resultado: Contratação = Nível 3, Demissão = Nível 3, Promoção = Nível 2 (Embora haja 2 votos como Nível 3), Escola de Ferramentas = Nível 6 (Embora haja 1 voto no Nível 5) e Treinamentos = Nível 5.

É assim que estamos hoje!

Como queremos ser

Vamos repetir todo o procedimento descrito na seção anterior. O que muda é a pergunta: qual o nível de delegação que gostaríamos de ter?

Ponto importante! O objetivo não é chegar no nível 7 em todos os processos. Em alguns isso não é factível. Por exemplo: contratação e demissões é razoável que o gestor no mínimo seja no mínimo informado de que houve mudanças no time. Logo, o nível máximo nesse caso seria o 6.

Delegation Board agora com o como queremos ser. Contratação = Nível 5 (Embora haja um voto no nível 6), Demissão = Nível 4, Promoção = Nível 5, Escolha de Ferramentas = Nível 7 e Treinamentos = Nível 5.

Como queremos ser

Visualizando o estado atual e desejado

Substitua os post-its para representar o como estamos hoje e como queremos ser. Gosto de utilizar os post-its maiores para essa representação. No final, você terá um quadro mais ou menos parecido com esse.

Delegation Board com a combinação dos estados Como Estamos (estado atual) Post-it vermelho e Como queremos ser (estado desejado) Post-it verdes. Contratação, Estado Atual = Nível 3, Estado Desejado = Nível 5. demissão, Estado Atual = Nível 3, Estado Desejado = Nível 4. Promoção, Estado Atual = Nível 2, Estado Desejado = Nível 5. Escolha de Ferramentas, Estado Atual = Nível 6, Estado Desejado = Nível 7. Treinamentos, Estado Atual = Nível 5, Estado Desejado = Nível 6.

Delegation Poker com a combinação dos estados Como Estamos (estado atual) Post-it vermelho e Como queremos ser (estado desejado) Post-it verdes.

Priorização

Na Knowledge21, gostamos de dizer que toda lista que contém dois ou mais itens tem que ser priorizada. Qual é o item mais importante na tabela? Pode ser aquele que representa a maior dor no relacionamento ou aquele que representa a maior distância entre o como estamos e como queremos ser.

Ações

A próxima etapa da dinâmica é definir as ações que iremos tomar para sair do estado atual para onde queremos chegar em cada processo.

Não basta definir as ações, é necessário executá-las. É melhor ter poucas ações que vocês podem executar do que ter dezenas de ações planejadas e nada realizado.

Gostou desse artigo? Quer saber mais sobre o tema?

Temos um treinamento inteiro de Management 3.0 onde você aprende e utiliza essa e diversas outras práticas.

Autor(es)

Avelino Ferreira
Avelino Ferreira
Agile Expert e Trainer na Knowledge21, Avelino é desenvolvedor de software por formação, já passou por diversos papéis em diferentes organizações: Programador, Líder Técnico, Gerente de Projetos, Scrum Master, Product Owner e Gestor. Durante a carreira, auxiliou empresas a adotarem o Rational Unified Process (RUP), as melhores práticas do PMBOK e a conquistarem certificações como CMMI e MPS.BR. Em 2008 conheceu a Agilidade e desde então tem influenciado organizações a se tornarem mais adaptáveis, eficientes e eficazes.

Comentários

2 Comentários

  1. Mariana Carvalho 12/08/2020 em 17:21- Responder

    Avelino é mestre!

    • Avelino Ferreira 13/08/2020 em 22:11- Responder

      😊😊😊😊😊

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