Pequeno guia de etiqueta para reuniões remotas

Com o avanço do modelo de trabalho distribuído (e agora do home office), as pessoas começam a se confrontar com novas dificuldades, especialmente com as reuniões remotas. Agora, fica mais complicado de organizar seu próprio trabalho e, sejamos sinceros, a dinâmica de reuniões com times distribuídos é bem diferente da dinâmica presencial.

Experimente ouvir este artigo sobre reuniões remotas!

Agora, mais do que nunca, é importante ter foco e não estourar o timebox das reuniões. Aqui uma pequena lista de bons costumes para que você possa ajudar da melhor forma possível.

1. Antes das reuniões remotas:

1.1. Verifique os recursos necessários para garantir que a reunião ande sem problemas.
Vai usar microfone e câmera? Teste. Garantir que seu hardware e a sua conexão funcionam antes de cada reunião é um ato pequeno e rápido que pode poupar muito tempo a longo prazo.

1.2. Leve tudo o que precisa para reunião acontecer.
Vai precisar de uma apresentação? Separe o arquivo antes e deixe aberto. Teste se o arquivo pode ser apresentado usando a ferramenta escolhida para apresentação. É bom prevenir, dessa forma temos garantias que o time não vai ficar esperando longos minutos até que você encontre e abra um documento específico.

2. Ao entrar nas reuniões remotas:

2.1. Entre com seu microfone mutado.
Especialmente se chegou atrasado! Chamamos isso de entrar sem bater na porta. Como não sabemos quem está falando, se a reunião já começou e o que está acontecendo, fazemos um esforço para entrar em silêncio e não interromper a linha de pensamento de quem está falando.

2.2. Avise no começo ou por chat sobre saídas necessárias.
Tem uma outra reunião ou algo marcado que você não pode desmarcar? Avise no começo da reunião, caso você tenha a oportunidade ou deixe a informação no chat.

3. Durante as reuniões remotas:

3.1. Respeite as falas das pessoas.
É importante não interromper, ou não falar por cima das pessoas quando estamos fazendo reuniões remotas. Além de dificultar a compreensão do que está acontecendo, interromper a linha de pensamento de alguém pode gastar ainda mais tempo retomando. Sem contar com as discussões paralelas que surgem da interrupção, elas podem tomar mais tempo que deveriam.

3.2. Mantenha sua câmera aberta.
Isso aumenta a efetividade da sua comunicação. Seres humanos usam muitas pistas não verbais para a comunicação, como o tom de voz e expressão facial. Um cara a cara resolve muita coisa e pode impedir muita discussão por falta de compreensão. Só feche a câmera se a internet estiver muito ruim.

3.3. Cuidado com a câmera.
Comporte-se como se estivesse em uma reunião presencial. É fácil esquecer que estamos sendo observados. Esteja alerta.

3.4. Mantenha o microfone em mudo sempre que não estiver falando.
Além de melhorar a conexão, você impede que barulhos aleatórios que ocorram do seu lado interrompam o fio de pensamento de quem está falando ou dificultem o ato de escutar a pessoa.

3.5. Tenha água sempre disponível na sua mesa.
Falamos bastante em reuniões; para não interromper o fluxo de pensamento e garantir que você não vai perder nada da reunião, mantenha um copo de água por perto.

3.6. Cuidado ao compartilhar sua tela. Ao terminar de compartilhar a informação, desligue o compartilhamento.
Mais uma vez, comporte-se como se estivesse em uma reunião presencial. Deixar sua tela conectada demanda que você fique alerta para não mostrar telas com informação particular.

4. Ao sair das reuniões remotas:

4.1. Saia sem bater a porta.
Se precisar sair da reunião antes que ela termine, deixe um tchau no chat e saia em silêncio. Se precisar se ausentar da reunião em algum momento, use o chat como mensagem. As pessoas lerão quando as conversas acalmarem por um momento.

REGRA DE OURO: Se uma criança ou um bicho de estimação aparecer no vídeo e interromper a chamada… Sorria. Home office é assim mesmo. Acabamos tendo um convite temporário para a intimidade das pessoas e é importante entender que nesse momento as coisas estão um pouco misturadas. Aproveite esse momento para melhorar o clima do time; estamos todos no mesmo barco.

Confira o relato de Fernanda Magalhães, Agile Expert na Knowledge21, no artigo “Mamãe, posso trabalhar com você?”

Acho que deu para perceber que essas dicas todas são dicas para manter o foco no que importa. Já temos desafios suficientes em ambiente de home office, é importante que não criemos mais nenhum. Confira ferramentas online para tornar as reuniões remotas mais interativas!

Confira nossos conteúdos especiais sobre home office.

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Temos também um Love The Problem onde discutimos a prática do trabalho remoto. Ouça agora!

 

Autor(es)

Maisa Leite Fonseca

Comentários

17 Comentários

  1. juliana estrella 18/04/2020 em 20:19- Responder

    Muito bom! Obrigada

  2. luana 06/06/2020 em 08:45- Responder

    gostei das dicas. colocar em prática…

  3. edson ferreira 16/06/2020 em 14:30- Responder

    gostei bastante!!!

  4. muito bom o conteudo 17/06/2020 em 05:59- Responder

    muito bom o conteúdo.

  5. Andresa Marques 27/06/2020 em 06:58- Responder

    Objetivo, dinâmico e prático! Ótimo texto.

    • Avelino Ferreira 27/06/2020 em 14:10- Responder

      Obrigado Andresa. Se quiser mais algum conteúdo, basta colocá-lo aqui nos comentários.

  6. KEILA CLELIA DA SILVA TEIXEIRA 09/07/2020 em 11:42- Responder

    exelente

  7. Cleiton 12/07/2020 em 11:47- Responder

    Dicas muti boas, obrigado

  8. jeffersonjr 13/07/2020 em 18:13- Responder

    Legal!

  9. Rodrigo Ferreira Phillipps 14/07/2020 em 16:32- Responder

    Muito bom o conteudo.

  10. hUMBERTO VALLADARES DA SILVA 16/07/2020 em 08:25- Responder

    MUITO BOM

  11. Luciana Pennafort 20/07/2020 em 10:40- Responder

    excelente conteúdo

  12. Bruno Pereira Dos Santos 22/07/2020 em 14:12- Responder

    Ótimo conteudo

  13. celso 23/07/2020 em 12:13- Responder

    Muito bom conteúdo

  14. Felipe Nunes de Oliveira 01/08/2020 em 06:26- Responder

    Otimas dicas.

  15. Carolina 13/08/2020 em 15:27- Responder

    Excelente! Tenho uma dúvida. Se fui convidada pelo meu chefe pra acompanhar uma reunião online com convidados externos, no momento em que ele se apresenta e em seguida me apresenta, devo cumprimentar falando ou apenas acenando, se for com vídeo? E se for apenas por áudio?

    • Maisa Leite Fonseca 13/08/2020 em 20:08- Responder

      Oi, Carolina! Joinha? Então… O melhor dos mundos é você combinar com seu chefe de ele te passar a palavra, especialmente se não tiver vídeo. Dessa forma, vocês não vão se atropelar.

      No caso que você descreveu, com vídeo, costumo cumprimentar acenando enquanto não me dão a palavra. Para áudio, é de bom tom que o seu chefe te permita se apresentar rapidamente. De qualquer forma, o importante é vocês não se interromperem!

      Espero que tenha ajudado!

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