Pequeno guia de etiqueta para reuniões remotas

Com o avanço do modelo de trabalho distribuído (e agora do home office), as pessoas começam a se confrontar com novas dificuldades, especialmente com as reuniões remotas. Agora fica mais complicado de organizar seu próprio trabalho e, sejamos sinceros, a dinâmica de reuniões com times distribuídos é bem diferente da dinâmica presencial.

Agora, mais do que nunca, é importante ter foco e não estourar o timebox das reuniões! Aqui uma pequena lista de bons costumes para que você possa ajudar da melhor forma possível.

1. Antes da reunião:

1.1. Verifique os recursos necessários para garantir que a reunião ande sem problemas.
Vai usar microfone e câmera? Teste. Garantir que seu hardware e a sua conexão funcionam antes de cada reunião é um ato pequeno e rápido que pode poupar muito tempo a longo prazo.

1.2. Leve tudo o que precisa para reunião acontecer.
Vai precisar de uma apresentação? Separe o arquivo antes e deixe aberto. Teste se o arquivo pode ser apresentado usando a ferramenta escolhida para apresentação. É bom prevenir, dessa forma temos garantias que o time não vai ficar esperando longos minutos até que você encontre e abra um documento específico.

2. Ao entrar na reunião:

2.1. Entre com seu microfone mutado.
Especialmente se chegou atrasado! Chamamos isso de entrar sem bater na porta. Como não sabemos quem está falando, se a reunião já começou e o que está acontecendo, fazemos um esforço para entrar em silêncio e não interromper a linha de pensamento de quem está falando.

2.2. Avise no começo ou por chat sobre saídas necessárias.
Tem uma outra reunião ou algo marcado que você não pode desmarcar? Avise no começo da reunião, caso você tenha a oportunidade ou deixe a informação no chat.

3. Durante a reunião

3.1. Respeite as falas das pessoas.
É importante não interromper, ou não falar por cima das pessoas quando estamos fazendo reuniões remotas. Além de dificultar a compreensão do que está acontecendo, interromper a linha de pensamento de alguém pode gastar ainda mais tempo retomando. Sem contar com as discussões paralelas que surgem da interrupção, elas podem tomar mais tempo que deveriam.

3.2. Mantenha sua câmera aberta.
Isso aumenta a efetividade da sua comunicação. Seres humanos usam muitas pistas não verbais para a comunicação, como o tom de voz e expressão facial. Um cara a cara resolve muita coisa e pode impedir muita discussão por falta de compreensão. Só feche a câmera se a internet estiver muito ruim.

3.3. Cuidado com a câmera.
Comporte-se como se estivesse em uma reunião presencial. É fácil esquecer que estamos sendo observados. Esteja alerta.

3.4. Mantenha o microfone em mudo sempre que não estiver falando.
Além de melhorar a conexão, você impede que barulhos aleatórios que ocorram do seu lado interrompam o fio de pensamento de quem está falando ou dificultem o ato de escutar a pessoa.

3.5. Tenha água sempre disponível na sua mesa.
Falamos bastante em reuniões; para não interromper o fluxo de pensamento e garantir que você não vai perder nada da reunião, mantenha um copo de água por perto.

3.6. Cuidado ao compartilhar sua tela. Ao terminar de compartilhar a informação, desligue o compartilhamento.
Mais uma vez, comporte-se como se estivesse em uma reunião presencial. Deixar sua tela conectada demanda que você fique alerta para não mostrar telas com informação particular.

4. Ao sair da reunião:

4.1. Saia sem bater a porta.
Se precisar sair da reunião antes que ela termine, deixe um tchau no chat e saia em silêncio. Se precisar se ausentar da reunião em algum momento, use o chat como mensagem. As pessoas lerão quando as conversas acalmarem por um momento.

REGRA DE OURO: Se uma criança ou um bicho de estimação aparecer no vídeo e interromper a chamada… Sorria. Home office é assim mesmo. Acabamos tendo um convite temporário para a intimidade das pessoas e é importante entender que nesse momento as coisas estão um pouco misturadas. Aproveite esse momento para melhorar o clima do time; estamos todos no mesmo barco.

Acho que deu para perceber que essas dicas todas são dicas para manter o foco no que importa. Já temos desafios suficientes em ambiente de home office, é importante que não criemos mais nenhum. Quer ferramentas para tornar as reuniões remotas mais interativas? Descubra aqui!

Temos também nosso podcast onde discutimos a prática do trabalho remoto. Confira lá: Podcasts da Knowledge21 – Ep.8: Trabalho Remoto

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Comentários

Um Comentário

  1. juliana estrella 18/04/2020 em 20:19- Responder

    Muito bom! Obrigada

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