Case: OKRs da Knowledge21 na Pandemia

Em março de 2020, o jogo mudou devido à pandemia com o COVID-19. As pessoas, a ciência e o mercado precisaram se reinventar. Na Knowledge21, não foi diferente. Sentimos o impacto, porém, seguimos resilientes. Em apenas uma semana, mudamos nossos OKRs para enfrentar esse cenário.

Como adaptamos os OKRs com a pandemia?

  1. Revisamos os OKRs anteriores e percebemos que não faziam mais sentido. Logo, mudamos a estratégia de expansão para uma estratégia de defesa.
  2. Criamos novos OKRs, com uma visão estratégica de 3 meses.

Mas, espera aí, 3 meses? Estratégia de 3 meses é possível?

Em um cenário como o da pandemia, entendemos que não fazia sentido planejar além disso. O mundo seria outro em 3 meses. Muita coisa iria mudar. E, de fato, aconteceu.

A seguir, compartilhamos com você qual a foi a nossa estratégia até junho de 2020*.

Focamos na saúde das pessoas e saúde financeira da empresa. Tudo isso sem perder qualidade e eficiência operacional. Com isso, criamos 3 OKRs que apresentamos a seguir, em ordem de prioridade.

OKR 1

Objetivo: Todos juntos. Além de incríveis, sustentáveis.

Key Results:

  • Manter > 30pts de Health check (envolvimento total)
  • Manter > 80% no engajamento das pessoas nas ações pró saúde
  • Manter colchão financeiro > X meses
  • Manter perspectiva de recebíveis > Y reais
  • Previsão de colchão USA/Latam > X dólares

OKR 2

Objetivo: Bambu enverga, mas não quebra.

Key Results:

  • Atingir X de venda B2B** no trimestre
  • Atingir Y de receita bruta B2B prevista no trimestre (executada + agendada)
  • Atingir Z de venda B2C no trimestre
  • Manter NPS dos treinamentos online B2C maior que 85

OKR 3

Objetivo: Toda vez que você faz trabalho repetitivo no computador, ele ri da sua cara.

Key Results: 

  • Reduzir de Y para X o número de processos/atividades manuais (críticos e recorrentes) tocados pelos experts.
  • Reduzir de Z para W o número de processos/atividades manuais (críticos e recorrentes) tocados pelos SOL.

Observações

*Omitimos alguns dados sensíveis aqui. Mas reiteramos que, para dentro da Knowledge21, todos os números são transparentes e acessíveis por todas as pessoas. Pois consideramos que é parte essencial da nossa cultura #trueagile.

** Nos textos dos OKRs, há algumas palavras do nosso glossário interno. São elas: B2C (turmas de treinamento aberto); B2B (consultoria e treinamento das organizações); Experts (são os agile coaches e trainers da K21); e SOL (pessoal de trabalho mais interno).

O que foi essencial para esse processo de mudança e adaptação da K21?

Disciplina no Check-in e OKRs durante a pandemia

Para os OKRs, foi importante manter a disciplina dos check-ins na pandemia.

  • Nossa cultura de melhoria contínua
  • Lideranças compradas com a necessidade de mudança
  • Manter a disciplina dos check-ins
  • Transparência e visibilidade dos OKRs

Quais resultados a gente obteve?

  • Clareza do que estava ficando de fora e o porquê. Em um momento de crise, o foco deve ser preciso. Com isso, tivemos que fazer escolhas difíceis. Podemos citar paralisação da estratégia de expansão de alguns dos nossos mercados. Além da pausa nas contratações.
  • Com a mudança de estratégia, fizemos a conversão dos nossos serviços para estarem disponíveis de forma online. A prioridade foi feita de acordo com a demanda. Cada conversão de serviço teve lead time menor que uma semana, na maior parte dos casos.
  • Passamos a utilizar no dia a dia diversas métricas que antes não eram do vocabulário comum.
  • Ampliamos a participação de mais pessoas nos check-ins e aproximamos os OKRs do cotidiano. O resultado foi o aumento do engajamento e envolvimento. Somos uma empresa sem chefes! Então, fizemos esses movimentos sem precisar “dar ordens”.

Que disfunções vivemos?

  • Ao ver a necessidade de mudança de estratégia, o primeiro impulso é cancelar o check-in. Nós também caímos nessa armadilha. Cancelamos um check-in e isso dificultou nosso tempo de resposta.
  • No tema de eficiência operacional, criamos um OKR focado mais em iniciativas do que resultados. A ideia foi buscar automação de processos. Naturalmente, esse OKR foi o menos tracionado durante o período.
  • Optamos por encurtar o ciclo estratégico para 3 meses. Mantivemos o tático também em 3 meses. Esse foi um risco calculado. Ele gerou a disfunção de ter as fronteiras entre estratégico e tático menos tangíveis.

E aí o que achou do nosso case? A sua empresa passou por um cenário semelhante?
Compartilhe com a gente nos comentários! =)

Quer saber mais sobre OKRs e seus benefícios?

Conheça nosso treinamento OKRs Foundation.

Confira também o episódio do Love The Problem sobre OKRs!

Autor(es)

Rafaela Sampaio

Rafaela é Agile Expert e Trainer na Knowledge21. Mestre em Informática pela UniRio e agilista desde 2012. Já atuou na transformação de organizações como Adeo Leroy Merlin, Banco Carrefour, Natura, Algar Telecom e Whirlpool.

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