Canvas de Transformação: do Presencial para o Distribuído

Por que não mudamos antes? Durante muito tempo acreditou-se que a dor da mudança do trabalho presencial para o trabalho distribuído não valia o esforço. Manter o trabalho presencial oferecia uma série de vantagens relacionadas à gestão das pessoas e ao alinhamento entre os times.

Mudar a natureza deste trabalho para um modelo distribuído exigiria muito investimento na mudança de processos e ferramentas, bem como uma grande adaptação dos gestores para reaprender a gerir seus times.

No entanto, com a chegada de uma pandemia isso mudou. A dor da mudança passou a ser muito menor do que a dor desses times parados.

Assim, a maioria das empresas que podem migrar seu modelo de trabalho estão optando por fazê-lo. Se você ainda não migrou totalmente ou então ainda vai começar, preparamos este post para te ajudar.

O Problema

Dado este cenário, como começar? Como pegar um, dois, oitenta times e estruturar um novo modelo de trabalho, onde todas as pessoas estão distribuídas? Há várias empresas que já estavam experimentando com profissionais que faziam home office uma vez por semana, por exemplo.

Mas fazer home office uma vez por semana é algo completamente diferente. Neste cenário, o profissional, geralmente, monta uma lista de coisas a fazer quando estiver em casa, podendo “abaixar a cabeça” e fazer sem interrupções, além de evitar reuniões, dinâmicas e treinamentos nestes dias de home office. Em resumo, escolhe-se, em sua maioria, trabalhos de pura execução.

Agora, estar 100% do tempo distribuído da mesma forma que todo o time (ou até mesmo toda empresa) é um animal de uma outra espécie. 

Estamos ajudando várias empresas a migrar para este modelo, e desenvolvemos uma ferramenta para ajudar a fazer essa transformação. O Canvas de Transformação do Presencial para o Distribuído.

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Preenchendo o Canvas

Esta é uma ferramenta poderosa, mas em um cenário onde há resistência a mudanças, já é bom alertar desde já que haverá dor. Um dos objetivos deste Canvas é ajudar a gerir a transformação que, por sua vez, nunca ocorre sem algum nível de incômodo.

Entretanto, é importante que este incômodo seja visto como uma oportunidade, e não como uma ameaça. Vamos começar?

1. Desafios Estratégicos

Se você está querendo mudar os times para remoto, é porque isso de alguma forma alavanca a estratégia da sua empresa. Qual é o cenário (e preferencialmente, quais são as métricas) que nos trouxeram a esta decisão? 

Preencha este campo com estas informações, pois é importante dar clareza do porquê desta mudança. Sem este porquê, as pessoas podem ver a necessidade de adaptação como uma dor, e não como uma vantagem competitiva. Vamos ver um exemplo?

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2. Posicionamento estratégico

Esta é a visão do que queremos atingir com esta transformação. Note que, no cenário da pandemia, mais do que uma visão de eficiência e ganho operacional (geralmente, fortes motivadores para a transição do trabalho presencial para o distribuído), o posicionamento é completamente voltado para o ganho de negócios.

Isso acontece porque não é possível mandar todos os times para casa e, simplesmente, mantê-los de férias. Assim, esta solução inviabiliza uma pivotada na estratégia de negócios. Por isso, é crucial que os times continuem trabalhando com alta produtividade, mesmo distribuídos.

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3. Pessoas e infra

Neste pedaço vamos mapear quantas pessoas estão envolvidas, quais são os times, e quais é a infraestrutura que temos à disposição. Estas informações são cruciais para definição das ferramentas que serão utilizadas no dia-a-dia.

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4. Ferramentas

As ferramentas serão consequência de uma equação composta por: estratégia, pessoas envolvidas e infraestrutura. Lembrando que o ideal é definir tanto as ferramentas oficiais quanto as de contingência, além de mapear possíveis bloqueios existentes hoje e que precisam ser resolvidos. Veja abaixo um exemplo:

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Inclusive, caso você queira saber mais dicas sobre ferramentas para trabalho distribuído, confira aqui.

5. Status atual x status desejado

Considerando o dia-a-dia dos times e da liderança, vamos mapear quais são os eventos e situações que tínhamos anteriormente no presencial, como eles eram feitos e como devemos passar a fazê-los.

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Plano de Ação

Depois do Canvas preenchido, é necessário montar um plano de ação, contemplando as ações e os responsáveis para que a empresa saia do estado atual e vá para o estado desejado. Exemplo:

Ação


Responsável


Alinhamento liderança sobre pivotada estratégica. 

Helena

Agendamento de novo workshop de OKRs estratégicos e táticos para adequação à nova estratégia

Carlos

Levantamento das métricas relevantes para a nova estratégia

José

Concessão de acesso às ferramentas oficiais e de contingência

Carlos

Configuração de perfis de Mural para toda a organização

Carlos

Comunicação sobre uso do Mural

Carol

Migração de quadros físicos de coordenação para Mural

POs e SMs

Migração de quadro de OKRs para Mural

Genoíno

Revisão dos Roadmaps e Backlogs de acordo com novos OKRs

POs

Capacitação dos SMs para facilitação remota

SMs

 

Assim, será possível que a organização como um todo adote a transformação não apenas do ponto de vista da migração de ferramentas, mas também do ponto de vista da cultura e do negócio, mirando sempre no resultado.

Curtiu? Veja mais artigos sobre trabalho com times distribuídos aqui.

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Autor(es)

Andressa Chiara

Agile Expert na Knowledge21, trabalha com produtos digitais há mais de 10 anos, liderando produtos em TI para web e mobile. É autora da série de livros O Produto Ágil, e de OKRs and Business Strategy for Transformation. Certificada como CSP, PMP, CSM, PSMI, CSPO, Lean-Kanban, F4P Train...

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